Heroverweeg kantoren: minder afleiding, meer samenwerking

Tijdens het schrijven van dit bericht bent u waarschijnlijk vanuit huis aan het werk. Of veel van uw collega’s. Ik hoor van veel mensen dat thuiswerken hen productiever maakt (of laat voelen). Ze hebben meer focus en minder afleiding dan op kantoor. Nu openen meer organisaties langzaam hun deuren . Misschien is het tijd om het gebruik van onze kantoren te heroverwegen en misschien wat geld besparen nu we toch bezig zijn.

Afleiding op kantoor

Voordat COVID-19 alles stopte, waren kantoren de plek waar mensen het grootste deel van de dag doorbrachten. En ze worstelen allemaal met dezelfde uitdaging om niet door anderen te worden afgeleid om echt werk te verzetten. Het maakt niet uit of je werkt in hokjes (hallo jaren 80) of in grote kantoortuinen waar het aantal beschikbare bureaus kleiner is dan het aantal medewerkers. Er is altijd afleiding, verjaardagsvieringen, townhall bijeenkomsten, roddellen bij koffiemachines. Je kunt de hele dag met anderen praten en niet het werk doen dat gedaan moet worden. Dit is vooral een uitdaging als u een persoon bent die gedijt op sociale interacties. De meesten van ons zullen waarschijnlijk een deel van uw avond moeten doorbrengen om ons werk gedaan te krijgen.

Geen vergaderruimten beschikbaar

Een totaal andere vorm van afleiding zijn vergaderingen. Op de een of andere manier brengen managers en specialisten het grootste deel van hun dag door op kantoor in vergaderruimten. Als deze beschikbaar zijn. Omdat we een maximaal aantal bureaus op kantoor moeten passen. Ook hebben sommige vergaderruimten nodig, organisaties eindigen met een beetje van beide, maar nooit genoeg. Je hebt ze waarschijnlijk gezien. Groepen mensen wachten 5 minuten over het uur buiten de vergaderruimte en maken ruzie met de groep in de kamer. Beiden beweren dat ze de kamer hebben geboekt. De gruwel en het verloren geld!

Wanneer u vanuit huis werkt, wordt vergaderen nog erger, omdat ze de neiging hebben onze energie af te voeren, dus door een gebrek aan oogcontact (u kunt iemand niet in de ogen kijken tijdens videoconferenties). Dus nu gaan we langzaam terug naar kantoor. Het is nu misschien een goed idee om onze kantoorruimtes opnieuw te bekijken en te kijken of we minder afgeleid kunnen worden en meer kunnen samenwerken.

Wat doen adviesbureaus?

Het mooie is dat we kunnen leren van de praktijken die veel adviesbureaus hebben. Ze hebben hun adviseurs meestal vier dagen per week bij klanten. Op de vijfde dag zouden ze weer naar hun eigen kantoor gaan. Om kennis te delen, nieuwe diensten te ontwikkelen, te ontmoeten en samen te werken.

Ik heb voor twee adviesbureaus gewerkt die een heel ander kantoor hadden dan de gemiddelde organisatie. De kantoren zijn ontworpen om samenwerking mogelijk te maken en er wordt elders gewerkt. Deze kantoren hadden tal van vergaderruimten en grote multifunctionele zalen. Deze kunnen gemakkelijk worden omgezet van het hosten van evenementen, trainingen of grote bedrijfsbrede vergaderingen. Dit werkte prima en ik denk dat dit voor elke kennisintensieve organisatie zou kunnen werken. Om uw werk te doen, kunt u vanuit huis werken of waar u ook maar het meest productief kunt zijn. Om samen te werken kunt u naar kantoor. Uw organisatie heeft waarschijnlijk minder kantoorruimte nodig en op kantoor zijn is een sociaal boeiend evenement.

Succesfactors

Deze adviesbureaus hadden niet alleen verschillende kantoren gericht op samenwerking. Ze leggen allebei veel nadruk op het creëren van een sterke bedrijfscultuur! Vanaf de onboarding van nieuwe medewerkers lag de focus op het verankeren van deze sterke cultuur, het delen van verhalen over de geschiedenis van het bedrijf, hun visie enz. Beide organisaties hadden specifieke rituelen en rollen. Ze dansten en zongen niet in cirkels, maar gewoontes en specifieke ontmoetingen die in de loop van de tijd evolueerden en ingebed waren in de organisatiecultuur.

Ten tweede hadden ze allebei een grote mate van transparantie over de toestand van de organisatie. Op deze manier konden de medewerkers frequent inspecteren en zich aanpassen aan de effecten van hun handelen en gedrag als organisatie.

Heroverweeg kantoren

Voelen uw medewerkers of collega’s zich productiever, nu het meeste werk thuis wordt gedaan. En u heeft een ernstig gebrek aan vergaderruimten op uw kantoor. Dit is misschien het moment om het ontwerp en het gebruik van uw kantoorruimte opnieuw te bekijken.

Wil je dit artikel delen?

Share on whatsapp
Share on Whatssapp
Share on linkedin
Share on Linkdin
Share on twitter
Share on Twitter
Share on facebook
Share on Facebook

Producer Worden?

Als onze content jou waarde geeft, dan vragen wij je deze waarde met ons te delen.

Updates ontvangen?

Bel mij!

Laat je gegevens achter en wij nemen contact met je op!