Ondernemende vaardigheden
Video/Tekst

Besluit voorbereiding

Les 21 Hoofdstuk 2 Module 3

Voorbereiding

Bijna alle eerder besproken technieken voor het faciliteren van besluitvorming vragen om een gedegen voorbereid besluit. Je hebt het vast wel eens meegemaakt, een vergadering waarin een onvoorbereid besluit moest worden genomen. Zeker wanneer de urgentie van het besluit niet hoog is kan het eindeloos duren voor er een besluit valt.

Eigen beeld eerst.

Deelnemers aan de discussie spenderen vaak veel tijd aan het delen van hun eigen oplossing of hun mentale model ervan. Luisteren is niet aan de orde. Als je in de ruimte aanwezig ben waar dit gebeurd en je observeert en luistert naar het verloop van het gesprek dan hoor je vaak dat mensen in hun oplossing niet veel van elkaar verschillen. Effectieve en efficiënte besluitvorming vraagt een gedegen voorbereiding. Hieronder enkele technieken die je zou kunnen proberen.

Randvoorwaarden voor besluitvorming
  • Heldere visie en waarden van de organisatie zijn bekend
    • Geeft richting aan het te nemen besluit
  • Zorg voor een duidelijk proces van besluitvorming
    • Zonder proces om tot een besluit te komen en iedereen een stem te geven zal er geen besluit worden genomen, enkel een uitwisseling van mogelijke oplossingen.
  • Beleg de rol van facilitator van het besluitvormingsproces
    • Door bijv. een externe facilitator of iemand die deze rol pakt.


Voorbereiding van het te nemen besluit

Een consistente voorbereiding van besluiten door je organisatie maakt het geheel een stuk effectiever. Hieronder enkele technieken ter inspiratie:

SCQA methode

Barbara Minto heeft deze methode geïntroduceerd in haar boek The Pyramid Principle. Veel (sales) consultants gebruiken deze methode wanneer zij een sales voorstel doen (ook een besluit!). Het is een methode om informatie te structureren. Door de methode krijgt je boodschap een duidelijke, aantrekkelijke, verhalende opbouw. 

De methode werkt als volgt:

Situatie

Beschrijf de situatie; het noodzakelijke, voldoende beschreven (positieve) uitgangspunt op basis van onweerlegbare informatie dat het deel beschrijft waar het besluit betrekking op heeft.

Complicatie

Het probleem dat zich in de hiervoor beschreven situatie voordoet. Wat is er voorgevallen, wat is de aanleiding en hoe uit zich dit.

Vraag (Question)

Wat is de vraag die beantwoord moet worden  die logischerwijs volgt uit de hierboven beschreven situatie en complicatie.

Antwoord

Wat is het voorgestelde antwoord op deze vraag? Hoe ziet de oplossing er uit?

Lean Business Case

Om een goed beeld te krijgen van de impact van een te nemen besluit is het belangrijk om deze te voorzien van de juiste informatie. Een nuttig tool die een wijde set aan vragen bevat is de Lean Business Case uit het Scaled Agile Framework. Het verkend niet alleen de oplossing maar betrekt hier ook de omgeving bij met vragen zoals:

  • Welke personen of groepen worden door deze oplossing geraakt?
  • Wat is de verwachtte uitkomt van deze oplossing?
  • Wat zijn we bereid er in te investeren?
  • Hebben andere hier wellicht ook voordeel van?

Neem deze tool niet 1-op-1 over! Dan wordt het al gauw een 'moetje' omdat  niet alle vragen relevant zijn voor jouw situatie en omgeving. Maak er liever op de basis van deze vragen je eigen template van om je besluiten voor te bereiden.

6 Page meeting memo

Jeff Bezos (CEO Amazon) heeft powerpoint de deur gewezen in vergaderingen. In plaats hiervan start iedere vergadering met een 6 pagina tellend document waarin het te nemen besluit wordt toegelicht. De vergadering start altijd met het lezen van dit document. Door tijd voor lezen in te ruimen in de vergadering zelf is iedereen voorbereid! Als je dit over laat aan de planningsvaardigheden van de deelnemers kom je vaak in een situatie terecht waarin niemand is voorbereid. Na het lezen volgt een geïnformeerde discussie over het voorgestelde besluit. Effectief en efficiënt!


Pen

Bel mij!

Laat je gegevens achter en wij nemen contact met je op!